Antes de começar
O orçamento foi calculado apenas pelo número estimado de páginas, sem considerar grampos, formatos mistos, anexos e documentos danificados. Durante a execução, surgem arquivos incompletos e nomes inconsistentes. O termo de referência deve antecipar critérios de medição e de aceite.
Delimite o conjunto a trabalhar e nomeie um responsável pelo aceite. Use amostras sem dados pessoais sempre que possível. Preserve uma referência da situação inicial e registre o que será alterado. A execução deve respeitar permissões, contratos e impedimentos aplicáveis ao acervo.
Procedimento por etapa
Caracterizar uma amostra
Conte documentos, páginas, formatos, estado de conservação e tipos de encadernação. Registre como serão tratados versos em branco, plantas e anexos. A estimativa comercial deve informar premissas e tolerâncias.
Especificar captura e qualidade
Defina resolução, cor, formato, orientação, legibilidade e controles de integridade conforme a documentação e as regras aplicáveis. O Decreto 10.278 e as diretrizes do CONARQ são fontes para avaliar o projeto, sem presumir uma configuração universal.
Conferir antes de entregar
Concilie entrada e saída por lote e documento. Trate cortes, omissões e duplicidades. Entregue índice, relatório de exceções e evidências previstas no contrato. Formalize o aceite e a decisão de custódia dos originais separadamente.
Ficha de controle para adaptar
| Campo | Preenchimento esperado |
|---|---|
| Escopo e identificador | Processo, lote ou conjunto incluído e limites do trabalho |
| Fonte e requisito | Documento de referência, versão e decisão de aplicabilidade |
| Responsáveis | Executor, revisor e aprovador com alçadas definidas |
| Evidência | Localização do registro que permite reproduzir a conferência |
| Exceção e providência | Divergência, impacto, responsável, prazo e situação |
| Aceite | Resultado verificado, data e responsável pela aprovação |
Critérios específicos de verificação
| Controle | Evidência esperada | Papel sugerido |
|---|---|---|
| Completude | Conciliação entre lote recebido e arquivos entregues | Qualidade |
| Legibilidade | Amostra aprovada e registro de reprocessamento | Operação |
| Integridade | Manifesto de arquivos e verificações | Responsável técnico |
Como tratar uma divergência
Pause a ação afetada, preserve o registro de entrada e descreva o comportamento observado. Diferencie uma falha pontual de um problema que possa atingir o lote inteiro. Encaminhe a decisão à alçada responsável e registre a providência antes de repetir a operação.
Depois da correção, repita a conferência que detectou a falha e verifique um caso de controle. Mantenha a evidência do resultado anterior e do resultado corrigido. Pendências aceitas precisam de justificativa e responsável; não as transforme silenciosamente em itens aprovados.
Cenário para treinar a equipe
Um contrato contém 27 folhas e dois anexos de formatos diferentes. O operador registra o conjunto antes da captura, mantém o vínculo dos anexos e confere a sequência no arquivo final. Uma página com carimbo pouco legível volta para reprocessamento. O lote só é entregue depois de a exceção ser resolvida ou aceita formalmente.
Peça à equipe para identificar o ponto de controle, a evidência esperada e a pessoa responsável por decidir. O objetivo do exercício é verificar se o procedimento é compreensível e executável com os recursos disponíveis.
Checklist de encerramento
- Escopo conciliado com os itens efetivamente tratados.
- Controles específicos conferidos e evidências localizáveis.
- Exceções identificadas, com decisões e responsáveis.
- Acesso e integridade verificados conforme o projeto.
- Aceite registrado e orientação entregue à equipe de operação.
Fontes e responsabilidade editorial
Autoria institucional: Arquindex Gestão Documental. Publicação: . Conteúdo técnico de orientação geral, com exemplos didáticos e controles propostos; não representa certificação ou vínculo com órgãos públicos.
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